Offerte aanvragen
Zoeken

Afgelopen maand zijn de nieuwe versoepelingen ingegaan omtrent het COVID-19 virus. Voor evenementen gelden nu net als bij andere activiteiten binnen en buiten dezelfde regels. Zo is het sinds 1 juli 2020 officieel weer toegestaan om met een maximaal aantal van 100 mensen binnen bij elkaar te komen (zolang er rekening gehouden wordt met de 1,5 meter). Het blijft echter wel aan de lokale autoriteiten om te bepalen of organisatoren hun activiteit voldoende 1,5 meter kunnen inrichten en of er aan andere specifieke voorwaarden moet worden voldaan. Een goede voorbereiding is het halve werk en hierbij erg belangrijk!

Pagodetent verlicht Kontent Structures

 

Ben je van plan om bijvoorbeeld een bruiloft, tuinfeest, babyshower of ander (klein) evenement te gaan organiseren? Dan is een draaiboek onmisbaar! Het organiseren van een evenement begint namelijk met het in elkaar zetten van een draaiboek. In een draaiboek komen de volgende onderwerpen aan bod die belangrijk zijn voor het organiseren van een (klein) evenement:

 

  • Doelgroep
  • Locatie en datum
  • Planning
  • Kosten
  • Veiligheid
  • Vergunningen
  • Promotie
  • Evalueren
  • * Etenswaar, Alcohol- en non-alcoholisch dranken

 

Doelgroep

Een evenement organiseer je voor een bepaalde groep, ook wel je doelgroep genoemd. Door te kijken naar hun leeftijd, interesses en sociale activiteiten creëer je een doelgroepprofiel. Aan de hand van dit profiel bepaal je wat voor soort evenement je gaat organiseren, wat de aankleding wordt, wat voor muziek er nodig is etc. Het is belangrijk dat je evenement aansluit op de wensen en interesses van je bezoeker.

 

Locatie en datum
Nadat de doelgroep bepaald is, is het van belang om te kijken naar locatie en datum. Doordat we op dit moment leven in een 1,5 meter samenleving is het van belang dat er voldoende ruimte is zodat iedereen zich aan de 1,5 meter afstand kan houden.

Tent for beach event

 

Een planning
Het maken van een planning is erg belangrijk. In je planning staat de volledige beschrijving van je, activiteiten, de locatie, het programma, muziek, schatting aantal bezoekers etc. In het draaiboek vermeld je naar de locatie en de datum ook de begin- en eindtijd.

 

Kosten
Bij het organiseren van een evenement worden er meestal kosten gemaakt. Hoeveel deze kosten zijn is afhankelijk van factoren zoals de locatie, grootte van het evenement, aantal bezoekers etc. Doordat er door het corona virus een maximaal aantal mensen van 100 mensen bij elkaar mag komen binnen kan het nodig zijn om extra binnenruimte te creëren. Dit kan bijvoorbeeld door het plaatsen van een tijdelijke tentconstructie. Uiteraard zal je moeten kijken of deze kosten binnen je budget passen. Naast de uitgaven is het belangrijk om te weten of je een winstgevend evenement wilt organiseren en bijvoorbeeld een ticketprijs gaat vragen of juist niet.

 

Veiligheid
Safety first! Veiligheid is noodzakelijk bij het organiseren en uitvoeren van een evenement. Zorg er daarom voor dat er een veiligheidsplan is. In een veiligheidsplan staat bijvoorbeeld vermeld wat er moet gebeuren als het weer omslaat, wanneer er brand uitbreekt, waar de nooduitgangen zijn en wat de evacuatieroutes zijn.

 

Vergunning
Een klein evenement is qua aantal bezoekers per gemeente verschillend, zo heeft een klein evenement bij de gemeente Utrecht een maximum aantal bezoekers van 250 personen en bij de gemeente Almere weer 100. Het is dus slim om even contact te zoeken met de gemeente waar het evenement georganiseerd gaat worden. Soms moet er een evenementenvergunning worden aangevraagd, maar soms kan een melding ook voldoende zijn. De gemeente speelt een belangrijke rol, zij moeten de locatie, datum, begin-en eindtijd, het aantal bezoekers goedkeuren.

 

Pagodatent event

 

Promotie
Wanneer je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen wordt het tijd om te gaan kijken naar hoe je je evenement kunt gaan promoten. Oftewel mensen op de hoogte brengen van jouwe evenement. Doordat we in deze tijd van corona maar een maximum aantal mensen bij elkaar kunnen brengen (met 1,5 meter afstand) is het belangrijk dat alleen de desbetreffende mensen worden uitgenodigd voor het evenement.  Dit kan bijvoorbeeld door het versturen van uitnodigingen via whats app, e-mail of per post. Ook kun je ervoor kiezen om een ‘gesloten’ facebook evenement aan te maken. Hierbij kun je meteen zien wie er wel en niet aanwezig zullen zijn. Wanneer je een facebook evenement maakt, kun je eventueel wanneer je foto’s na het evenement wilt delen dit gemakkelijk op de facebook pagina van het event doen.

 

Evaluatie
Wanneer het evenement heeft plaats gevonden wordt het tijd voor de evaluatie. Wat is er goed gegaan en wat kan er beter in het vervolg? Doormiddel van een evaluatie kom je er achter wat je in het vervolg beter kunt doen of waar je rekening mee moet houden bij het organiseren van je volgende evenement.

 

*Etenswaar, Alcohol- en non-alcoholisch dranken
Onder de 18 jaar mag geen alcohol worden gedronken, echter mogen jongeren onder de 18 jaar ook geen alcohol schenken. Voor het verkopen van etenswaar, alcohol- en non-alcoholisch dranken zal er bij de gemeente een vergunning moeten worden aangevraagd. Foodtruck of cateraar voor je evenement inhuren? Vraag of zij beschikken over de goede papieren.



Copyright © 2020 Kontent Structures. All rights reserved