Bedrijfsfeest op locatie - Kontent Structures

Bedrijfsfeest op eigen locatie loont

Als MKB hebben we er allemaal mee te maken: de werkkostenregeling (WKR) en nihilwaarderingen. Waar de WKR zelf gaat over op het bedrag dat onbelast besteedt mag worden vergoed aan uw werknemers, ook wel de ‘vrije ruimte’ genoemd, gaat de nihilwaardering juist over bepaalde uitgaven die niet in de WKR thuishoren, en dus ook niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Dit gaat over bijvoorbeeld middelen zoals werklaptops, werkkleding maar ook bepaalde bedrijfsactiviteiten.

In deze whitepaper wordt de focus voornamelijk gelegd op het organiseren van festiviteiten op de eigen bedrijfslocatie. Hiermee kan in veel gevallen namelijk geld bespaard worden, omdat de WKR hierop niet van toepassing is. Met een feest of evenement op uw eigen locatie behoudt u ‘vrije ruimte’ voor andere dingen. Met deze voordelen is niet iedere MKB-onderneming bekend.

Door middel van deze whitepaper zult u onder andere geïnformeerd worden over de invloed van de werkkostenregeling en de nihilwaardering op uw kosten. Hiernaast zult u informatie krijgen over de mogelijke voordelen die te behalen zijn voor uw bedrijf op gebied van het organiseren van bedrijfsactiviteiten of feesten op eigen terrein, in tegenstelling tot het organiseren van bedrijfsactiviteiten op een externe locatie. Ten slotte zullen er ter illustratie enkele (reken)voorbeelden worden uitgewerkt.

Na het lezen van deze whitepaper zult u precies weten wat de voordelen zijn van het organiseren van bedrijfsactiviteiten op eigen locatie.

Achtergrond: wat houdt de WKR en nihilwaardering in voor het MKB

Allereerst, is het van belang dat u op de hoogte bent van de regels met betrekking op de werkkostenregeling en nihilwaardering. Hieronder wordt algemeen samengevat wat beide begrippen inhouden.

Werkkostenregeling (WKR)

De werkkostenregeling (WKR) is verplicht voor alle werkgevers. De WKR stelt dat een bedrag gelijk aan 1,2 % van het totale fiscale loon, ook wel bekend als de ‘vrije ruimte’, onbelast mag worden aangewend voor verstrekkingen en vergoedingen aan werknemers. Over het bedrag dat in deze vrije ruimte valt hoeft dus geen (loon)belasting te worden betaald.

Het is echter wel zeer aan te raden om het bedrag van de vrije ruimte niet te overschrijden. Voor het bedrag aan verstrekkingen en vergoedingen dat boven uw vrije ruimte uitstijgt betaald uw loonbelasting, en behoorlijk ook. Over de eventuele overschrijding bent u 80% belasting verschuldigd.

Nihilwaardering

De nihilwaardering gaat over wat de werkgever vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt ten behoeve van de dienstbetrekking.

Om te voorkomen dat de waarde van deze noodzakelijke voorzieningen op de werkplek onnodig of onterecht in de vrije ruimte komen te vallen, worden er bepaalde voorzieningen op ‘nihil’ gewaardeerd. Deze zo genoemde nihilwaarderingen gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte in de WKR.

De volgende voorzieningen en verstrekkingen vallen onder andere onder de nihilwaardering:

-Ter beschikking gestelde werkkleding
-Ter beschikking gestelde ov-abonnementen indien van toepassing
-Ter beschikking gestelde bedrijfsfitness op de werkplek
-Bedrijfsfeest op eigen terrein
(De verstrekte consumpties waardeert u hierbij op nihil, dit geld ook voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren en voor werknemers van andere werkgevers, met wie u de concernregeling toepast)

Achtergrond : Toezegging lastenverlichting 100 miljoen euro
Een gemaakte belofte door het kabinet zou in eerste instantie een positieve invloed hebben op de vrije ruimte van het MKB. Zo was er in de loonbelastingplannen voor 2019 een lastenverlichting van 100 miljoen euro toegezegd aan het MKB. Dit bedrag zou uiteindelijk worden ingeruild door een verruiming van de vrije ruimte, oftewel het budget waarmee een werkgever belastingvrij verstrekkingen kan doen aan het personeel. Zoals al eerder vernoemd vallen hier ook de bedrijfsactiviteiten onder. Helaas blijkt na Prinsjesdag dat er niet 100 miljoen euro, maar slechts 20 miljoen euro wordt gereserveerd. Het MKB loopt hierdoor dus 80 miljoen euro lastenverlichting mis. De verruiming van de vrije ruimte komt er dus niet of nauwelijks.

Achtergrond : Bedrijfsfeest op eigen locatie
Nu blijkt volgens de nihilwaardering dat kosten van een bedrijfsfeest op eigen locatie niet ten koste gaan van de vrije ruimte in de WKR, en dus nooit deels of geheel kunnen worden onderworpen aan de heffing van 80% belasting bij overschrijding van de vrije ruimte.

Om een duidelijk beeld te geven staat hieronder een voorbeeldsom uitgewerkt waarin te zien is wat de invloed van deze belasting kan zijn op de uiteindelijke feitelijke kosten van een bedrijfsfeest.

Werkgever Hing Hing BV bestaat 50 jaar en organiseert daarom een avondje weg voor het personeel. Het avondje uit kost in totaal 25.000 euro. De loonsom van Hing Hing BV bedraagt 900.000 euro. Voor de werkkostenregeling is de vrije ruimte 1,2 procent van de 900.000 euro. 1,2 procent van 900.000 euro is 10.800 euro. De overschrijding van de vrije ruimte bedraagt in dit geval 25.000 euro – 10.800 euro = 14.200 euro. Over de 14.200 moet Hing Hing BV 80 procent belasting betalen wat 11.360 euro is. De uiteindelijke kosten voor dit uitstapje zullen in dit geval na belasting 36.360 euro bedragen (25.000 euro + 11.360 euro = 36.360 euro).

Om nog maar te zwijgen over welke andere vergoedingen of verstrekkingen aan medewerkers zullen worden aangeslagen met 80% belasting, doordat het bedrijfsfeest de gehele vrije ruimte heeft opgeslokt.

De belofte die het kabinet heeft gemaakt wat betreft de lastenverlichting zou betekenen dat de vrij ruimte zou bestaan uit een bedrag gelijk aan 1,7 procent van de loonsom.

1,7 procent van 900.000 euro is 15.300 euro. De overschrijding van de vrije ruimte bedraagt in dit geval 25.000 euro – 15.300 euro = 9.700 euro. Over de 9.700 moet Hing Hing BV 80 procent belasting betalen wat 7.760 euro is. De uiteindelijke kosten voor dit uitstapje zullen in dit geval na belasting 32.760 euro bedragen (25.000 euro + 7.760 euro = 32.760 euro).

Dit zou Hing Hing BV in dit voorbeeld maar liefst 3.600 euro schelen. Helaas is deze belofte door het Kabinet niet waargemaakt en wordt er dus nog steeds gewerkt met 1,2 procent van de loonsom.

De Case: Oplossing
Het organiseren van een bedrijfsfeest of activiteit voor uw medewerkers kost nu eenmaal geld, maar om er nu ook nog eens aanvullend (al of niet gedeeltelijk) 80% belasting over te moeten betalen, kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn.

Het organiseren van een bedrijfsfeest op eigen locatie valt onder een nihilwaardering. De kosten voor uw feest op eigen locatie gaan dus niet af van uw vrije ruimte binnen de WKR en u hoeft er in geen geval 80% belasting over te betalen.

Het is uiteindelijk voordeliger om een bedrijfsfeest/activiteit op eigen locatie te organiseren dan een personeelsfeest op te tuigen op een externe locatie.

Elk bedrijf, elke gelegenheid en elke locatie is uniek. Niet elke locatie leent zich standaard voor het organiseren van een bedrijfsfeest. Een tentpaviljoen op uw terrein kan een ideale oplossing zijn. De voordelen van een tijdelijke tentconstructie zijn:

Creatie van eigen look-and-feel
Tentaccommodaties zijn aan te sluiten op bestaande gebouwen
Veel mogelijkheden qua vorm, afmetingen, uitvoering en aankleding
Gegarandeerd een zeer veilige en snelle op- en afbouw

Conclusie
Het organiseren van een bedrijfs- of personeelsfeest op eigen locatie heeft dus meerdere voordelen. Niet alleen is het voordeliger, maar er kan ook nog eens een belangrijk extra stukje beleving en vertrouwen worden gecreëerd.

Om een beeld te geven van welke mogelijkheden er zijn betreft tentstructuren, zijn hieronder meerdere voorbeelden gegeven van tent mogelijkheden in verschillende vormen en maten. Deze tenten kunnen aangepast en geplaatst worden op uw locatie.

Meer inzichten krijgen wat betreft een tent op eigen locatie?

Bij Kontent Structures geven wij u graag vrijblijvend advies over de mogelijkheden.